Membuat Database Mail Merge Menggunakan Excel dan Notepad

Assalamu'alaikum wr. wb.

Salam sejahtera untuk kita semua, Alhamdulillah pada kesempatan kali ini Saya masih diberikan nikmat sehat oleh Allah Tuhan Yang Mahas Esa, sehingga pada kesempatan kali ini saya bisa kembali untuk menyapa para sobat Blogger semuanya. Tak lupa saya ucapkan terimakasih untuk Anda yang sudah berkunjung ke Blog Sederhana Saya ini (Mas Operator).

Sesuai dengan judul postingan saya kali ini, yakni "Membuat Database Mail Merge Menggunakan Excel dan Notepad", maka isi dari postingan kali ini tentu saja akan membahas mengenai cara membuat database untuk mail merge/surat massal di Ms. Word menggunakan Ms. Excel dan Ms. Notepad. Untuk pembahasan mengenai cara membuat Mail Merge sendiri sudah saya postinga jauh sebalumnya, bisa Anda baca melalui link di bawah ini :

Membuat Mail Merge di Ms. Word

Pada postingan yang terdahulu kita menggunakan database untuk mail merge nya menggunakan database bawaan dari fitur mail merge itu sendiri (menggunakan Ms. Access) namun pada pembahasan/postingan kali ini saya akan membuat databasenya menggunakan perpaduan dari Ms. Excel dan Ms. Notepad. Maksudnya adalah saya menggunakan Ms. Excel sebagai media untuk membuat/mengentri datanya, kemudian notepad akan saya gunakan sebagai wadah/databasenya. Dan berikut merupakan langkah-langkahnya :

1. Pastikan kita sudah membuat template untuk mail mergenya (bisa berupa surat undangan, surat keterangan, dan lain sebagainya) Pada contoh kali ini template/formatnya saya menggunakan template/format Surat Keterangan, dan berikut merupakan formatnya :

Contoh Format Surat Keterangan Aktif Siswa

Sesuai dengan template/format di atas, maka isi dari databasenya sendiri adalah : 

a. Nama Siswa

b. NIS/NISN

c. Nama Orang Tua

d. Alamat, dan

e. Kelas

Untuk kelas sendiri akan disipkan pada keterangan, agar lebih jelas silahkan lihat gambar di bawah ini :

Gambar yang bergaris merah merupakan data yang akan kita isikan/kita jadikan database mail merge nantinya.

2. Buka Aplikasi Ms. Excel, kemudian buat sebuah tabel dengan kolom : No, Nama, NIS/NISN, Tempat, Tanggal Lahir, Nama Orang Tua, Alamat, dan Kelas. Untuk kolom nomor hanya dijadikan sebagai pemanis/patokan untuk mengentahui jumlah datanya saja.

Kemudian isikan data sesuai dengan kolom yang sudah kita buat tadi, hasil akhir dari contoh adalah sebagai berikut :

3. Blok mulai dari kolom Nama sampai kolom Kelas paling akhir (B1:G11) kemudian Klik kanan dan pilih Copy :

4. Buka Aplikasi Ms. Notepad, kemudian klik kanan pada lembar kerja Ms. Notepad dan pilih Paste :

5. Simpan lembar kerja Ms. Notepad tersebut dengan nama bebas (terserah masing-masing) dan simpan ditempat yang mudah diingat. Pada contoh ini Saya menyimpannya dengan nama : database-mail-merge, dan saya menyimpannya di My Documents.

6. Kembali ke Ms. Word (template mail merge tadi), sekarang klik menu Mailling kemudian klik pada Select Recipients  lanjutkan dengan klik pada opsi Use Existing List :

7. Secara otomatis akan terbuka jendela untuk mencari lokasi databasenya, silahkan tentukan ke folder/direktori tempat dimana kita menyimpan database yang sudah kita buat tadi menggunakan Ms. Notepad. :

Akhiri denganklik Open

8. Masih di halaman Ms. Word, dan masih pula pada posisi menu Mailing, sekarang yang harus kita lakukan adalah menentukan letak field sesuai dengan yang kita inginkan :

Letakkan Curson persis berada di sebelah kanan/belakan tanda titik dua pada baris Nama, kemudian klik pada Menu Insert Field Merge :

Karena tadi cursor berada di baris Nama, maka kita pilih Nama, perhatikan gambar di bawah ini :

Lakukan seperti langkah di atas untuk menyisipkan field merge untuk data yang lainnya (NIS/NISN, Tempat, Tanggal Lahir, Nama Orang Tua, Alamat, dan Kelas) hasil akhirnya seperti gambar di bawah ini :

Pada gambar yang bergaris merah terdapat field mergenya (tulisan bertada <<>>)

9. Jika semua field merge sudah kita sisipkan sesuai dengan data yang sesuai, maka klik pada opsi Preview Results (Masih pada Menu Mailing) :

dan lihat yang tadi fieldnya masih bertuliskan <<Nama>> dan lainnya akan berubah menjadi Nama (sebenarnya sesuai dengan data yang kita buat di Notepad tadi).

Untuk melihat data berikutnya silahkan klik pada opsi next dan forward yang ada disamping opsi Preview Results.

10. Untuk mencetak semua data silahkan klik pada opsi Finish & Merge, kemudian klik pada Print Documents :

kemudian silahkan pilih opsi sesuai dengan kebutuhan, pada cotoh Saya akan mencetak semua maka saya kan memilih All kemudian Klik OK

Demikian pembahasan mengenai cara membuat database mail merge menggunakan excel dan notepad, mudah-mudahan apa yang sudah saya sampaikan pada kesempatan kali ini bisa bermanfaat untuk kita semua, sekian terimakasih dan Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Tutorial ini juga tersedia dalam bentuk Video yang Saya upload melalui Channel Youtube Saya, atau bisa juga diputar melalui embeded di bawah ini :


Salam Operator Sekolah!!!

Share :