Mail Merge Ms. Word 2007
Assalamu'alaikum Wr. Wb. Selamat pagi, dan salam sejahtera untuk kita semua, pada kesempatan kali ini Saya akan mencoba untuk membagikan sebuah tutorial sederhana, sesuai dengan judul postingan Saya kali ini, Saya akan mencoba untuk membahas mengenai bagaimana caranya memanfaatkan sebuah fitur unggulan yang dimiliki oleh Aplikasi Ms. Word 2007.
Sebelum melanjutkanke pokok pembahasan, alangkah baiknya kalau kita tahu dulu apa itu Mail Merge, dan berikut sedikit penjelasan mengenai apa itu Mail Merge :
Mail Merge adalah sebuah fasilitas/fitur yang memungkinkan kita untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan didalam sebuah database. Yang ketika kita akan memanfaatkannya kita tinggal membuka database yang sudah ada, atau kita bisa bisa mengupdate nya.
Jadi secara sederhana adalah Mail Merge merupakan sebuah fitur/fasilitas yang dimiliki oleh Aplikasi Pengolah kata seperti Ms. Word, yang berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam hal pembuatan sebuah dokumen seperti Undangan, label, amplop, dan lain sebagainya. Disebut mempermudah karena dengan kita memanfaatkan/menggunakan fitur/fasilitas Mail Merge ini kita hanya membutuhkan hanya 1 (satu) buah form/dokumen saja sebagai master form utamanya. Karena data pendukung seperti penerima, alamat, atau lainnya akan tersimpan dalam sebuah database terpisah dari file master formnya itu sendiri. Dan kita bisa mengupdate/mengedit isi database tersebut kapan pun kita membutuhkannya.
Pada pembahasan kali ini, yang Saya bahasa adalah menggunakan fitur/fasilitas Mail Merge ini dalam membuat sebuah surat, dan jenis surat yang akan saya buat adalah Surat Keterangan Siswa. Dimana pada Surat Keterangan tersebut akan Saya bagikan/Saya membuatnya untuk siswa yang jumlahnya lebih dari 5.
Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fitur Mail Merge pada Aplikasi Ms. word 2007 :
1. Buka Ms. word 2007, kemudian buat sebuah form Surat Keterangan Siswa, pada contoh Saya kan membuatnya seperti gambar di bawah ini, Anda bisa membuatnya sesuai dengan kebutuhan Anda :
Pada contoh di atas, data yang menjadi isi pokoknya adalah Nama Siswa, Tempat, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, NIS/NISN, dan Kelas. Maka data pokok tersebutlah yang nantinya akan Saya simpan ke dalam databse Mail Mergenya.
2. Selanjutnya yang harus kita lakukan adalah klik Menu Mailings, kemudian klik Start Mail Merge. Pada tab Menu Start Mail Merge pilih/klik opsi Letters (surat) karena dokumen yang akan kita buat adalah Surat. Perhatikan gambar di abawh ini :
3. Selanjutnya, masih pada Menu Mailings, sekarang yang harus kita lakukan adalah klik tab menu Select Recipients, dan klik/pilih Type New List, karena dalam hal ini kita belum memiliki databasenya. Perhatikan gambar di bawah ini :
4. Selanjutnya akan muncul sebuah pop up windows Add New Address List seperti gambar di bawah ini :
Hal yang harus kita lakukan selajutnya adalah mengedit kolom database yang ada di menu New Address List tersebut supaya sama dengan kolom data yang kita butuhkan, langkah-langkahnya adalah Klik tombol Customize Columns, perhatikan gambar di bawah ini :
4. Otomatis akan muncul sebuah pop up windows Customize Address List, yang harus kita lakukan selanjutnya dalah mengganti dan menghapus daftar / Address List yang terdapat pada menu tersebut, lihat gambar di bawah ini :
Yang Saya beri tanda kotak merah merupakan Address List yang harus kita ubah dan hapus agar sesuai dengan data yang kita butuhkan, seperti yang sudah dijelaskan di atas, dalam contoh kali ini kita akan membuat sebuah Surat Keterangan Siswa, dan data yang kita butuhkan adalah Nama, Tempat, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, NIS/NISN, dan Kelas. Jadi yang harus kita lakukan adalah mengubah/rename address list yang terdapat pada menu Customize Address List yang ditunjukkan pada gambar di atas. Dan langkah-langkah untuk melakukannya sebagai berikut :
a. Klik pada salah satu address list (pada contoh saya akan mengubah/merename Title), kemudian klik tombol Rename, dan ketik Nama pada kolom To, seperti gambar animasi di bawah ini :
Lakukan langkah seperti di atas untuk mengubah address list lainnya, sehingga akan menjadi seperti gambar di bawah ini :
Gambar di atas menunjukkan, bahwa data yang ditandai kotak merah merupakan data utama yang kita butuhkan, sedangkan selin itu merupakan data yang tidak kita perlukan, supaya tidak membingungkan kita nantinya kita hapus data-data tersebut, dan langkahnya seperti pada gambar animasi di bawah ini :
Jika sudah, otomatis pada menu New Address List semua kolomnya berubah, sesuai dengan yang kita butuhkan. Silahkan isi kolom-kolom tersebut sesuai dengan data yang sesuai, dan untuk pindah dati satu kolom ke kolom berikutnya kita bisa menggunakan tombol Tab pada keyboard.
Berikut contoh hasil akhirnya :
Pada gambar di atas menunjukkan bahwa ada 6 (enam) data yang saya buat. Jika data yang dibutuhkan sudah fix, klik OK.
b. Maka secara otomatis kita disuruh untuk menyimpan database yang sudah kita buat tadi, silahkan simpan di folder/direktori yang Anda inginkan, dan lokasi penyimpanan defaultnya adalah My Documents - My data Source, sebaiknya supaya kita repot untuk mencarinya nanti silahkan simpan menjadi satu folder dengan file master/for Surat Keterangan Siswanya. Langkah untuk menyimpannya sama seperti pada waktu kita akan menyimpan sebuah file di Aplikasi Ms. Word, berimana file dan klik Save.
Gambar di atas menunjukkan saya menyimpan file database secara dafult dengan nama file Database_Mail_Merge.
5. Langkah selanjutnya adalah menyisipkan databse yang sudah kita buat tadi ke dalam form Surat Keterangan Siswa tadi. Caranya, klik pada deret letak data dari database yang sesuai, kemudian pada Menu Mailings klik tab menu Insert Field Merge Field, dan untuk meanpilkan data yang sudah kita sisipkan dari database tadi klik pada tab menu Preview Result, untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan gambar animasi di bawah ini :
6. Kemudian untuk mencetak dokumen Mail Merge tadi silahkan lakukan langkah-langkah adalah Klik pada tab menu Finis & Merge yang terletak di Menu Mailings, kemudian klik Print Documents, akan muncul sebuah jendela untuk mencetaknya, silahkan klik pada opsi all jika Anda ingin mencetak semua data tadi, jika ingin mencetak data umpama data 1 sampai 2, 2 sampai 3 dan sebagainya silahkan Anda klik pada opsi From, kemudian masukkan angka 1 dan to isikan 2 jika Anda ingin mencetak data 1 dan 2 saja. Isikan sesuai data yang akan Anda cetak nantinya :
Demikian tutorial sederhana mengenai fitur/fasilitas Mail Merge pada Ms. Word 2007, terimakasih dan semoga bermanfaat.
Mail Merge adalah sebuah fasilitas/fitur yang memungkinkan kita untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan didalam sebuah database. Yang ketika kita akan memanfaatkannya kita tinggal membuka database yang sudah ada, atau kita bisa bisa mengupdate nya.
Jadi secara sederhana adalah Mail Merge merupakan sebuah fitur/fasilitas yang dimiliki oleh Aplikasi Pengolah kata seperti Ms. Word, yang berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam hal pembuatan sebuah dokumen seperti Undangan, label, amplop, dan lain sebagainya. Disebut mempermudah karena dengan kita memanfaatkan/menggunakan fitur/fasilitas Mail Merge ini kita hanya membutuhkan hanya 1 (satu) buah form/dokumen saja sebagai master form utamanya. Karena data pendukung seperti penerima, alamat, atau lainnya akan tersimpan dalam sebuah database terpisah dari file master formnya itu sendiri. Dan kita bisa mengupdate/mengedit isi database tersebut kapan pun kita membutuhkannya.
Pada pembahasan kali ini, yang Saya bahasa adalah menggunakan fitur/fasilitas Mail Merge ini dalam membuat sebuah surat, dan jenis surat yang akan saya buat adalah Surat Keterangan Siswa. Dimana pada Surat Keterangan tersebut akan Saya bagikan/Saya membuatnya untuk siswa yang jumlahnya lebih dari 5.
Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fitur Mail Merge pada Aplikasi Ms. word 2007 :
1. Buka Ms. word 2007, kemudian buat sebuah form Surat Keterangan Siswa, pada contoh Saya kan membuatnya seperti gambar di bawah ini, Anda bisa membuatnya sesuai dengan kebutuhan Anda :
Pada contoh di atas, data yang menjadi isi pokoknya adalah Nama Siswa, Tempat, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, NIS/NISN, dan Kelas. Maka data pokok tersebutlah yang nantinya akan Saya simpan ke dalam databse Mail Mergenya.
2. Selanjutnya yang harus kita lakukan adalah klik Menu Mailings, kemudian klik Start Mail Merge. Pada tab Menu Start Mail Merge pilih/klik opsi Letters (surat) karena dokumen yang akan kita buat adalah Surat. Perhatikan gambar di abawh ini :
3. Selanjutnya, masih pada Menu Mailings, sekarang yang harus kita lakukan adalah klik tab menu Select Recipients, dan klik/pilih Type New List, karena dalam hal ini kita belum memiliki databasenya. Perhatikan gambar di bawah ini :
4. Selanjutnya akan muncul sebuah pop up windows Add New Address List seperti gambar di bawah ini :
Hal yang harus kita lakukan selajutnya adalah mengedit kolom database yang ada di menu New Address List tersebut supaya sama dengan kolom data yang kita butuhkan, langkah-langkahnya adalah Klik tombol Customize Columns, perhatikan gambar di bawah ini :
4. Otomatis akan muncul sebuah pop up windows Customize Address List, yang harus kita lakukan selanjutnya dalah mengganti dan menghapus daftar / Address List yang terdapat pada menu tersebut, lihat gambar di bawah ini :
a. Klik pada salah satu address list (pada contoh saya akan mengubah/merename Title), kemudian klik tombol Rename, dan ketik Nama pada kolom To, seperti gambar animasi di bawah ini :
Lakukan langkah seperti di atas untuk mengubah address list lainnya, sehingga akan menjadi seperti gambar di bawah ini :
Jika sudah, otomatis pada menu New Address List semua kolomnya berubah, sesuai dengan yang kita butuhkan. Silahkan isi kolom-kolom tersebut sesuai dengan data yang sesuai, dan untuk pindah dati satu kolom ke kolom berikutnya kita bisa menggunakan tombol Tab pada keyboard.
Berikut contoh hasil akhirnya :
Pada gambar di atas menunjukkan bahwa ada 6 (enam) data yang saya buat. Jika data yang dibutuhkan sudah fix, klik OK.
b. Maka secara otomatis kita disuruh untuk menyimpan database yang sudah kita buat tadi, silahkan simpan di folder/direktori yang Anda inginkan, dan lokasi penyimpanan defaultnya adalah My Documents - My data Source, sebaiknya supaya kita repot untuk mencarinya nanti silahkan simpan menjadi satu folder dengan file master/for Surat Keterangan Siswanya. Langkah untuk menyimpannya sama seperti pada waktu kita akan menyimpan sebuah file di Aplikasi Ms. Word, berimana file dan klik Save.
Gambar di atas menunjukkan saya menyimpan file database secara dafult dengan nama file Database_Mail_Merge.
5. Langkah selanjutnya adalah menyisipkan databse yang sudah kita buat tadi ke dalam form Surat Keterangan Siswa tadi. Caranya, klik pada deret letak data dari database yang sesuai, kemudian pada Menu Mailings klik tab menu Insert Field Merge Field, dan untuk meanpilkan data yang sudah kita sisipkan dari database tadi klik pada tab menu Preview Result, untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan gambar animasi di bawah ini :
6. Kemudian untuk mencetak dokumen Mail Merge tadi silahkan lakukan langkah-langkah adalah Klik pada tab menu Finis & Merge yang terletak di Menu Mailings, kemudian klik Print Documents, akan muncul sebuah jendela untuk mencetaknya, silahkan klik pada opsi all jika Anda ingin mencetak semua data tadi, jika ingin mencetak data umpama data 1 sampai 2, 2 sampai 3 dan sebagainya silahkan Anda klik pada opsi From, kemudian masukkan angka 1 dan to isikan 2 jika Anda ingin mencetak data 1 dan 2 saja. Isikan sesuai data yang akan Anda cetak nantinya :
Post a Comment for "Mail Merge Ms. Word 2007"
Silahkan Tinggalkan Komentar Anda Disini :